Arbeitserlaubnis Vietnam 2026: Dokumenten-Checkliste

Für die vietnamesische Arbeitserlaubnis gilt seit dem 7. August 2025 das Dekret 219/2025/ND-CP. Ein regulärer Antrag umfasst den Antrag des Arbeitgebers nach Formular 03, ein Gesundheitszeugnis, einen gültigen Reisepass, ein aktuelles Führungszeugnis, zwei Fotos sowie Nachweise zur Beschäftigungsform und zur Eignung für die vorgesehene Position. Nach Eingang eines gültigen und vollständigen Antrags beträgt die gesetzliche Bearbeitungszeit 10 Arbeitstage.

Zuerst die Befreiung prüfen

Nicht jede ausländische Arbeitskraft benötigt eine Arbeitserlaubnis. Der Arbeitgeber sollte zuerst prüfen, ob eine Ausnahme nach Artikel 154 des Arbeitsgesetzbuchs oder nach dem Dekret 219/2025/ND-CP gilt.

Häufige Beispiele sind:

Eigentümer oder Gesellschafter einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung mit einer Kapitaleinlage von mindestens 3 Milliarden VND;
Vorsitzende oder Mitglieder des Verwaltungsrats einer Aktiengesellschaft mit einer Kapitaleinlage von mindestens 3 Milliarden VND;
Manager, Geschäftsführer, Fachkräfte oder technische Arbeitskräfte, die in einem Kalenderjahr insgesamt weniger als 90 Tage in Vietnam arbeiten;
berechtigte unternehmensinterne Entsendungen nach mindestens 12 Monaten durchgehender Beschäftigung beim ausländischen Unternehmen;
Personen, die für den Aufbau einer geschäftlichen Präsenz verantwortlich sind;
bestimmte Lehrkräfte, Forschende, Studierende, Praktikanten, Journalisten, Freiwillige und Personen unter internationalen Vereinbarungen.

Eine Befreiung bedeutet nicht immer, dass keine Meldung erforderlich ist. Der Arbeitgeber muss die genaue Ausnahme bestimmen und prüfen, ob vor Arbeitsbeginn eine Bestätigung oder Mitteilung notwendig ist.

Dokumenten-Checkliste für den regulären Antrag

Wenn keine Befreiung gilt, gehören diese Unterlagen zum Kern des Antrags:

Antrag und Begründung des Arbeitgebers. Zu verwenden ist Formular 03 aus dem Anhang zum Dekret 219/2025/ND-CP. Das Verfahren verbindet die Begründung des Bedarfs an ausländischen Arbeitskräften mit dem Antrag auf die Arbeitserlaubnis.
Gesundheitszeugnis. Das Zeugnis muss von einer zugelassenen medizinischen Stelle stammen. Ein ausländisches Zeugnis ist nur verwendbar, wenn ein Abkommen oder eine Vereinbarung über die gegenseitige Anerkennung besteht. Es darf bei der Verwendung nicht älter als 12 Monate sein.
Gültiger Reisepass. Name, Passnummer und Gültigkeitsdaten müssen mit allen weiteren Unterlagen übereinstimmen.
Führungszeugnis. Das Führungszeugnis oder eine gleichwertige Bestätigung darf bei Antragstellung im Regelfall nicht älter als sechs Monate sein.
Zwei Farbfotos. Das vorgeschriebene Format ist 4 cm mal 6 cm. Der Hintergrund ist weiß, der Kopf unbedeckt, der Blick nach vorn gerichtet und es darf keine Brille getragen werden.
Nachweis der Beschäftigungsform. Je nach Grund des Einsatzes kann dies ein Entsendungsschreiben, eine Dienstleistungsvereinbarung, ein Vertrag oder ein anderer Nachweis sein.
Nachweis der Position. Die Dokumente müssen zeigen, dass die Person die Anforderungen als Manager, Geschäftsführer, Fachkraft oder technische Arbeitskraft für die geplante Position erfüllt.

Die zuständige Stelle kann Unterlagen verlangen, die zur konkreten Beschäftigungsform passen. Verwenden Sie deshalb nicht dieselbe Standardakte für eine unternehmensinterne Entsendung, einen Dienstleistungsvertrag und einen lokalen Arbeitsvertrag.

Verfahren und gesetzliche Bearbeitungszeit

Der Volksausschuss auf Provinzebene ist für Erteilung, Neuerteilung, Verlängerung und Widerruf der Arbeitserlaubnis sowie für Befreiungsbestätigungen zuständig. Die Provinz kann diese Aufgabe an eine andere örtliche Stelle übertragen.

Arbeitet dieselbe Person für einen Arbeitgeber in mehreren Provinzen, ist nach dem Dekret 219/2025/ND-CP die Behörde am Hauptsitz des Arbeitgebers zuständig.

Die Behörde hat 10 Arbeitstage, um einen gültigen und vollständigen Antrag zu prüfen. Lehnt sie den Bedarf oder die Erteilung ab, muss sie nach Eingang der vollständigen Akte innerhalb von drei Arbeitstagen eine schriftliche Begründung geben.

Diese Fristen betreffen nur die amtliche Prüfung. Übersetzung, Legalisierung, Gesundheitsprüfung, Führungszeugnis, Korrekturen und Termine können die Vorbereitung verlängern. Beginnen Sie deshalb vor dem geplanten Arbeitsbeginn mit den Unterlagen.

Fünf Kontrollen vor der Einreichung

Schreiben Sie den Namen der Person auf allen Dokumenten gleich.
Stimmen Sie Stellenbezeichnung und Qualifikationsnachweis auf die gesetzliche Kategorie ab.
Prüfen Sie das Ausstellungsdatum von Gesundheitszeugnis und Führungszeugnis.
Klären Sie, welche ausländischen Dokumente konsularisch legalisiert und ins Vietnamesische übersetzt werden müssen.
Prüfen Sie den örtlichen Einreichungsweg und die zuständige Behörde am Arbeitsort.

Amtliche Quellen

Diese Checkliste ist eine allgemeine Information. Das richtige Verfahren hängt von Position, Arbeitgeber, Arbeitsort und Einreisestatus ab. MAIVN Consulting kann den Fall prüfen und die Unterlagen für die vietnamesische Arbeitserlaubnis vorbereiten.