Giấy phép lao động Việt Nam 2026: Danh sách hồ sơ

Hồ sơ xin giấy phép lao động hiện được điều chỉnh bởi Nghị định 219/2025/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 7 tháng 8 năm 2025. Một hồ sơ thông thường gồm văn bản của người sử dụng lao động theo Mẫu số 03, giấy khám sức khỏe, hộ chiếu còn hạn, phiếu lý lịch tư pháp còn thời hạn, hai ảnh màu, giấy tờ chứng minh hình thức làm việc và giấy tờ chứng minh vị trí công việc. Cơ quan có thẩm quyền xử lý trong 10 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Kiểm tra trường hợp miễn trước khi làm hồ sơ

Không phải người lao động nước ngoài nào cũng phải xin giấy phép lao động. Người sử dụng lao động cần kiểm tra trước các trường hợp miễn theo Điều 154 Bộ luật Lao động và Nghị định 219/2025/NĐ-CP.

Một số trường hợp thường gặp gồm:

chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn của công ty trách nhiệm hữu hạn có giá trị góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên;
Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc thành viên Hội đồng quản trị của công ty cổ phần có giá trị góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên;
nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật làm việc tại Việt Nam dưới 90 ngày trong một năm, tính theo năm dương lịch;
người di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp đủ điều kiện và đã được doanh nghiệp nước ngoài tuyển dụng liên tục ít nhất 12 tháng;
người chịu trách nhiệm thành lập hiện diện thương mại;
một số giáo viên, nhà nghiên cứu, học sinh, sinh viên, thực tập sinh, nhà báo, tình nguyện viên và người làm việc theo thỏa thuận quốc tế.

Thuộc diện miễn không phải lúc nào cũng đồng nghĩa với việc không cần làm thủ tục. Người sử dụng lao động phải xác định đúng căn cứ miễn và kiểm tra yêu cầu về giấy xác nhận hoặc thông báo trước ngày bắt đầu làm việc.

Danh sách hồ sơ xin giấy phép lao động

Nếu không thuộc diện miễn, hồ sơ cơ bản gồm:

Văn bản đề nghị và giải trình của người sử dụng lao động. Sử dụng Mẫu số 03 trong Phụ lục của Nghị định 219/2025/NĐ-CP. Thủ tục mới tích hợp nội dung giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài vào hồ sơ đề nghị cấp phép.
Giấy khám sức khỏe. Giấy phải do cơ sở khám bệnh, chữa bệnh đủ điều kiện cấp. Giấy do cơ sở y tế có thẩm quyền của nước ngoài cấp chỉ được sử dụng khi có điều ước hoặc thỏa thuận thừa nhận lẫn nhau. Thời hạn sử dụng không quá 12 tháng kể từ ngày cấp.
Hộ chiếu còn thời hạn. Họ tên, số hộ chiếu và ngày hết hạn phải thống nhất với các giấy tờ khác.
Phiếu lý lịch tư pháp. Phiếu hoặc văn bản xác nhận tương đương thường phải được cấp không quá sáu tháng trước ngày nộp hồ sơ.
Hai ảnh màu. Kích thước 4 cm x 6 cm, phông nền trắng, mặt nhìn thẳng, đầu để trần và không đeo kính.
Giấy tờ chứng minh hình thức làm việc. Tùy trường hợp, tài liệu có thể là văn bản cử sang làm việc, hợp đồng dịch vụ, hợp đồng hoặc giấy tờ khác.
Giấy tờ chứng minh vị trí công việc. Tài liệu phải chứng minh người lao động đáp ứng điều kiện của nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật cho vị trí dự kiến.

Cơ quan có thẩm quyền có thể yêu cầu giấy tờ phù hợp với hình thức làm việc cụ thể. Không nên dùng cùng một bộ hồ sơ mẫu cho trường hợp di chuyển nội bộ, hợp đồng cung cấp dịch vụ và hợp đồng lao động tại Việt Nam.

Quy trình và thời hạn xử lý

Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có thẩm quyền cấp, cấp lại, gia hạn, thu hồi giấy phép lao động và giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động. Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có thể phân cấp nhiệm vụ này cho cơ quan khác tại địa phương.

Nếu người lao động làm việc cho cùng một người sử dụng lao động tại nhiều tỉnh, thành phố, cơ quan tại nơi đặt trụ sở chính của người sử dụng lao động xử lý hồ sơ theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP.

Cơ quan có thẩm quyền có 10 ngày làm việc để xem xét hồ sơ hợp lệ và đầy đủ. Nếu không chấp thuận nhu cầu hoặc không cấp giấy phép, cơ quan phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do trong ba ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ.

Thời hạn trên chỉ là thời gian xử lý của cơ quan nhà nước. Dịch thuật, hợp pháp hóa, khám sức khỏe, lý lịch tư pháp, sửa hồ sơ và lịch hẹn có thể làm thời gian chuẩn bị dài hơn. Doanh nghiệp nên bắt đầu chuẩn bị trước ngày dự kiến làm việc.

Năm điểm cần kiểm tra trước khi nộp

Ghi họ tên người lao động thống nhất trên tất cả giấy tờ.
Bảo đảm chức danh và giấy tờ chuyên môn phù hợp với nhóm vị trí theo quy định.
Kiểm tra ngày cấp của giấy khám sức khỏe và phiếu lý lịch tư pháp.
Xác định giấy tờ nước ngoài nào cần hợp pháp hóa lãnh sự và dịch sang tiếng Việt.
Kiểm tra kênh nộp hồ sơ và cơ quan được phân cấp tại nơi làm việc.

Nguồn chính thức

Danh sách này cung cấp thông tin chung. Thủ tục phù hợp phụ thuộc vào vị trí, người sử dụng lao động, nơi làm việc và tình trạng nhập cảnh. MAIVN Consulting có thể kiểm tra trường hợp và chuẩn bị hồ sơ giấy phép lao động tại Việt Nam.